Dlaczego proces księgowy w projekcie budowlanym nie wystarcza do zarządzania budżetem?

Zarządzanie budżetem w projektach budowlanych to jedno z najważniejszych wyzwań, przed którymi stają kierownicy projektów i firmy budowlane. Tradycyjnie wiele organizacji polega na systemie księgowym do monitorowania i kontrolowania kosztów projektów. Jednak ta metoda, choć szeroko stosowana, ma swoje poważne ograniczenia, które mogą prowadzić do nieoczekiwanych strat finansowych i frustracji. W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego proces księgowy, oparty głównie na analizie faktur i danych historycznych, nie jest wystarczającym źródłem informacji o stanie projektu, a także jakie są nowoczesne rozwiązania, które pozwalają lepiej kontrolować budżet już na wczesnym etapie.

Problem z tradycyjnym procesem księgowym

W tradycyjnych metodach kontrolowania kosztów w projekcie budowlanym, organizacje często opierają się na systemie księgowym, który gromadzi dane o fakturach i płatnościach. Często dopiero po zakończeniu etapu projektu lub po zakończeniu całego przedsięwzięcia dowiadujemy się, że projekt generuje straty lub że przekroczono budżet. Czasem może to wynikać z faktu, że faktury podwykonawców, dostawców i innych usługodawców docierają do nas z opóźnieniem. Może również dojść do sytuacji, w której nie uwzględnimy pełnego zakresu zmian w projekcie, co prowadzi do zaskakujących, dodatkowych kosztów.

Dlaczego proces księgowy jest niewystarczający?

  1. Faktury są opóźnione i nie odzwierciedlają bieżącego stanu projektu
    Kiedy otrzymujemy faktury, to jest już za późno, by podjąć działania zapobiegawcze. Faktury stanowią zapis tego, co się już wydarzyło. Oznacza to, że nie możemy szybko zareagować na błędy w zarządzaniu budżetem, które pojawiły się na wcześniejszych etapach projektu. Kiedy projekt wchodzi w fazę finalizacji i zaczynamy analizować dane księgowe, jest już za późno, by uniknąć strat.
  2. Brak prognozowania i analizy odchyleń w czasie rzeczywistym
    Księgowość, nawet jeśli jest dokładna, jest pasywna. Mówi nam, co się wydarzyło, ale nie mówi, co może się wydarzyć. W projektach budowlanych sytuacja na budowie zmienia się z dnia na dzień. Koszty mogą szybko wzrosnąć, gdy np. zmieni się zakres robót, pojawią się dodatkowe wymagania od inwestora lub wystąpią nieprzewidziane okoliczności. Księgowość nie jest narzędziem, które umożliwia przewidywanie tych zmian w czasie rzeczywistym.
  3. Trudności w śledzeniu kosztów na poziomie projektu
    Kiedy polegamy na tradycyjnym procesie księgowym, mamy tendencję do skupiania się na pojedynczych fakturach i zapłatach. Jednak kontrolowanie kosztów projektów budowlanych wymaga kompleksowego podejścia, które obejmuje nie tylko faktury, ale także ścisłą kontrolę kosztów robocizny, materiałów, podwykonawców, zmian w projekcie i wielu innych zmiennych. Proces księgowy nie jest w stanie dać pełnego obrazu tego, jak te elementy się wzajemnie łączą i wpływają na całkowity budżet projektu.

Dlaczego potrzebujemy zmiany?

W dobie nowoczesnych technologii, tradycyjny proces księgowy stał się przestarzały i niewystarczający, by w pełni kontrolować budżet projektu budowlanego. Zarządzanie projektami budowlanymi stało się bardziej złożone, a potrzeba dokładniejszych i szybszych informacji finansowych jest większa niż kiedykolwiek wcześniej.

  1. Proaktywna kontrola kosztów i budżetu
    Aby uniknąć sytuacji, w której dowiadujemy się o stratach dopiero po zakończeniu projektu, musimy wprowadzić systemy, które będą w stanie prognozować przyszłe koszty na podstawie bieżących danych. Wczesne wykrywanie odchyleń od budżetu w czasie rzeczywistym pozwala na szybsze reagowanie na zmiany i na bieżąco dostosowywanie działań, aby uniknąć nadmiernych kosztów.
  2. Zintegrowane narzędzia do zarządzania budżetem
    Nowoczesne systemy do zarządzania projektami budowlanymi powinny łączyć dane o kosztach, harmonogramach, zasobach i ryzyku w jednym miejscu. Dzięki temu kierownicy projektów mogą na bieżąco analizować, jakie zmiany w projekcie wpływają na całkowity budżet i jak można zoptymalizować koszty, by projekt był realizowany zgodnie z planem finansowym.
  3. Prognozowanie i analiza scenariuszy
    Zamiast reagować dopiero wtedy, gdy faktury są już na stole, nowoczesne systemy umożliwiają prognozowanie kosztów na podstawie aktualnych danych. Systemy te analizują potencjalne scenariusze rozwoju projektu i wczesne wykrywanie odchyleń w czasie rzeczywistym, co pozwala na podejmowanie decyzji jeszcze przed pojawieniem się problemów.

Przestarzałe podejście: obieg faktur księgowych jako główny wskaźnik

Wielu menedżerów projektów nadal traktuje obieg faktur księgowych jako główny wskaźnik kontrolowania budżetu, jednak jest to przestarzałe podejście. Kiedy na końcu projektu okazuje się, że budżet został przekroczony, to w rzeczywistości jest to efekt złych decyzji, które zapadły na wcześniejszych etapach. Wczesne wykrycie problemów i ich prognozowanie daje szansę na zmiany w trakcie realizacji, a nie na etapie podsumowań.

Nowoczesne podejście do kontroli budżetu w projekcie budowlanym

Zamiast czekać na dane księgowe, nowoczesne systemy do zarządzania budżetem projektów budowlanych umożliwiają:

  • Prognozowanie kosztów w czasie rzeczywistym.
  • Łączenie wszystkich danych projektowych w jednym narzędziu, co daje pełny obraz sytuacji finansowej.
  • Analizowanie potencjalnych odchyleń i ryzyk w projekcie zanim staną się one problemem finansowym.
  • Umożliwienie podejmowania decyzji, które utrzymają projekt w obrębie budżetu już na etapie realizacji.

Podsumowanie

Zarządzanie budżetem projektu budowlanego to nie tylko ścisła kontrola faktur i księgowości. To także proaktywne podejście do monitorowania kosztów, przewidywania ryzyk i bieżącego reagowania na zmieniające się warunki. Opieranie się na tradycyjnym procesie księgowym może prowadzić do opóźnionych decyzji i niekontrolowanych kosztów. Nowoczesne systemy, które łączą dane o budżecie, harmonogramie, zasobach i ryzyku, oferują znacznie bardziej efektywną kontrolę i pomagają uniknąć nieoczekiwanych strat na projektach budowlanych.

Zamiast czekać na faktury, zaczynaj zarządzać projektem w czasie rzeczywistym. Dzięki temu unikniesz zaskoczeń na końcu projektu i upewnisz się, że Twój budżet jest pod pełną kontrolą.

5/5 (24 razy oceniony)

Przeczytaj również

System KOFIOS B to praktyczny system do zarządzania budowami.

system dla firm budowlanych, system do zarządzania dla budowlanki, optymalizacja kosztów na budowie, system dla budowlanki, system dla generalnych wykonawców, system do zarządzania dla firm budowlanych, program dla firm budowlanych, program do zarządzania dla budowlanki, zarządzanie budżetem na budowie, zarządzanie budżetem dla firm budowlanych

Anna Garczyk
Dyrektor zarządzający
T: 533 793 739 M: biuro@kofio.pl