Wdrożenie systemu do zarządzania budową
Uruchomienie systemu do zarządzania budową nie wystarczy, aby wykorzystać jego możliwości w codziennej pracy. KOFIOS B konfigurujemy zgodnie ze sposobem działania firmy, przygotowujemy dane i szkolimy użytkowników. Cały proces realizujemy etapami: od przygotowania środowiska po końcowy audyt wdrożenia.
Ile czasu potrzeba na wdrożenie KOFIOS B?
Wdrożenie KOFIOS B trwa zwykle od 2 do 3 miesięcy. Im więcej obszarów ma obejmować, tym więcej elementów trzeba odpowiednio połączyć i uporządkować przed rozpoczęciem pracy.
Czas potrzebny na wdrożenie zależy od struktury firmy, zakresu działalności oraz sposobu prowadzenia inwestycji. Chodzi o to, aby system do zarządzania budową został przygotowany do rzeczywistego sposobu pracy organizacji, a nie tylko uruchomiony od strony technicznej.
Jak przebiega wdrożenie KOFIOS B?
Każdy etap wdrożenia ma konkretny cel i przygotowuje firmę do kolejnego kroku pracy z KOFIOS B. Poszczególne działania wynikają z siebie i prowadzą od przygotowania środowiska do pełnego wykorzystania systemu w codziennej pracy.
Etap wdrożenia systemu obejmuje:
Nasze kompleksowe podejście zapewnia skuteczne i efektywne wdrożenie systemu, dostosowane do unikalnych wymagań każdej organizacji. Dodatkowo, każde wdrożenie kończy się sesją informacyjną, podczas której wszyscy pracownicy są informowani o dostępnych metodach kontaktu z naszym działem wsparcia.
1. Przygotowanie środowiska i import danych
Przygotowujemy środowisko KOFIOS B oraz importujemy dane historyczne potrzebne do dalszej pracy. To tworzy bazę do konfiguracji kolejnych obszarów systemu.
2. Konsultacje z zespołami
Rozmawiamy z osobami, które będą korzystać z systemu, aby poznać sposób pracy firmy i uwzględnić go podczas konfiguracji KOFIOS B.
3. Szkolenie z zarządzania budżetem
Użytkownicy poznają sposób pracy z funkcjami odpowiedzialnymi za zarządzanie budżetem oraz uczą się wykorzystywać je w codziennej kontroli kontraktów.
4. Szkolenie z obiegu dokumentów
Ma na celu przygotowanie użytkowników do pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów, m.in. ich obsługą, akceptacją i przypisywaniem do odpowiednich procesów oraz pozycji budżetu.
5. Audyt po szkoleniach
Po pierwszych szkoleniach sprawdzamy, jak funkcjonują moduły związane z budżetem i obiegiem dokumentów. Audyt pozwala zweryfikować, czy system jest prawidłowo wykorzystywany i czy potrzebne są dodatkowe działania.
6. Przygotowanie wzorów dokumentów
Opracowujemy i wdrażamy standardowe wzory dokumentów wykorzystywane w firmie, aby mogły być używane bezpośrednio w KOFIOS B.
7. Instalacja i konfiguracja rejestratorów czasu pracy
Jeżeli wdrożenie obejmuje rejestrację czasu pracy, instalujemy i konfigurujemy odpowiednie rejestratory oraz przygotowujemy je do współpracy z systemem.
8. Szkolenie z modułu pracowniczego
Użytkownicy poznają funkcje modułu pracowniczego oraz sposób wykorzystywania go w codziennej pracy.
9. Audyt końcowy
Na zakończenie sprawdzamy działanie wdrożonych elementów KOFIOS B oraz sposób ich wykorzystania w firmie. Audyt końcowy pozwala ocenić, czy system jest gotowy do regularnej pracy.
Każde wdrożenie kończy się również sesją informacyjną dla pracowników, podczas której użytkownicy poznają dostępne sposoby kontaktu z działem wsparcia i wiedzą, gdzie zgłosić się po pomoc podczas pracy z KOFIOS B.
Gwarancja wdrożenia: pracujemy z zespołem aż do pełnej gotowości
Gwarancja wdrożenia oznacza, że nie kończymy pracy w momencie technicznego uruchomienia KOFIOS B.
Jeśli któryś etap wymaga powtórzenia, wracamy do niego. Jeśli użytkownicy potrzebują dodatkowego szkolenia lub wyjaśnienia wybranych funkcji, zapewniamy kolejne spotkania. Liczba szkoleń nie jest ograniczona, ponieważ celem wdrożenia jest rzeczywista gotowość zespołu do pracy, a nie samo zrealizowanie wcześniej ustalonego harmonogramu.
W trakcie wdrożenia analizujemy również sposób działania firmy i w razie potrzeby dopasowujemy konfigurację KOFIOS B.
Gwarancja wdrożenia obejmuje m.in.:
- konsulting i audyt procesów,
- analizę sposobu pracy z systemem w trakcie wdrożenia,
- zaawansowaną konfigurację zgodną z potrzebami firmy,
- dostosowanie dokumentów, pól i nazewnictwa,
- dodatkowe zmiany konfiguracji, jeśli taka potrzeba pojawi się w trakcie pracy z KOFIOS B.
Wdrożenie kończy się wtedy, gdy system jest odpowiednio skonfigurowany, a użytkownicy są przygotowani do korzystania z niego w codziennej pracy.
Co ułatwia przejście na KOFIOS B?
Zmiana systemu nie powinna oznaczać zmiany wszystkich dotychczasowych procesów. KOFIOS B bazuje na sposobie pracy charakterystycznym dla firm budowlanych i może być konfigurowany tak, aby lepiej odpowiadał strukturze oraz codziennym zadaniom użytkowników.
-
System dopasowany do realiów budownictwa
Funkcje odpowiadają na procesy, które użytkownicy znają z codziennej pracy przy realizacji kontraktów. Dzięki temu łatwiej przejść na pracę z nowym narzędziem. -
Konfiguracja dopasowana do firmy
System może uwzględniać stosowane dokumenty, nazewnictwo i sposób pracy zespołu, co ułatwia użytkownikom przejście na KOFIOS B i codzienną pracę z systemem. -
Dane z różnych obszarów w jednym miejscu
Użytkownicy nie muszą ręcznie zbierać informacji z wielu źródeł, co upraszcza codzienną pracę po wdrożeniu. -
Szkolenia dopasowane do użytkowników
Zespół poznaje funkcje potrzebne w swojej pracy, a audyt po szkoleniach pozwala ocenić, czy potrzebne są dodatkowe wyjaśnienia lub kolejne spotkania. -
Gwarancja wdrożenia
Dodatkowe szkolenia, konsultacje i zmiany konfiguracji pomagają zadbać o to, aby uruchomiony system był właściwie wykorzystywany w codziennej pracy.
Porozmawiajmy o kontroli kontraktów
Chcesz sprawdzić, jak KOFIOS B może wspierać kontrolę budżetu, kosztów i rentowności w Twojej firmie? Umów spotkanie.
Wybierz dogodny termin
Podczas spotkania pokażemy KOFIOS B na konkretnych procesach związanych z budżetem, kosztami i prowadzeniem kontraktów.