Firmy budowlane od lat inwestują w systemy ERP, raportowanie, dashboardy, platformy CDE czy rozwiązania wspierające cyfryzację. Mimo to wiele z nich nadal zmaga się z tym samym problemem:
o problemach finansowych projektu dowiadują się za późno.
Powstaje więc pytanie: dlaczego klasyczna kontrola kosztów często okazuje się niewystarczająca?
Odpowiedź nie brzmi:
„bo budownictwo ma dużo kosztów”
To byłoby zbyt proste.
Firmy budowlane potrzebują innej kontroli kosztów, ponieważ koszt w budownictwie nie jest pojedynczym zdarzeniem księgowym. Jest procesem rozciągniętym w czasie i rozproszonym między wiele decyzji.
I właśnie to odróżnia budownictwo od wielu innych branż.
1. Koszt powstaje dużo wcześniej niż faktura
W wielu branżach przepływ jest stosunkowo prosty:
Zakup → sprzedaż → wynik
Koszt pojawia się szybko i stosunkowo łatwo go kontrolować.
W budownictwie wygląda to zupełnie inaczej:
Oferta
↓
Budżet realizacyjny
↓
Zamówienie
↓
Podwykonawca
↓
Harmonogram
↓
Realizacja
↓
Faktura
Między podjęciem decyzji a zaksięgowaniem kosztu mogą minąć tygodnie lub nawet miesiące.
Jeżeli kontrola kosztów zaczyna się dopiero przy fakturze, bardzo często jest już za późno na reakcję.
To właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabiera aktywne zarządzanie kosztami, a nie tylko analiza danych historycznych.
2. Projekt budowlany jest organizmem żywym
W trakcie realizacji projektu codziennie zmieniają się:
- ceny materiałów
- wydajność ekip
- harmonogram
- zakres robót
- podwykonawcy
- opóźnienia
- koszty ogólne
To oznacza, że budżet projektu nie może być statycznym dokumentem utworzonym na początku realizacji. Musi zmieniać się razem z projektem.
W przeciwnym przypadku firma otrzymuje informację o problemie dopiero wtedy, gdy skutki są już widoczne w wyniku finansowym.
3. Wszystkie problemy projektu wcześniej czy później stają się kosztami
W budownictwie praktycznie każdy problem ostatecznie wpływa na wynik projektu:
Opóźnienie?
- koszt
Niska wydajność?
- koszt
Zmiana projektu?
- koszt
Błąd wykonawczy?
- koszt
Nieprawidłowy zakup?
- koszt
Dlatego koszt staje się wspólnym językiem całego projektu. Nie dotyczy wyłącznie działu finansowego lub księgowości. Dotyczy realizacji, zakupów, harmonogramu i decyzji podejmowanych każdego dnia.
4. Niskie marże powodują, że nawet małe odchylenia mają duże skutki
W branży budowlanej marże są często stosunkowo niskie.
Przykład:
Wartość projektu:
10 mln zł
Marża: 5%
Planowany wynik:
500 000 zł
Załóżmy, że tylko 1% kosztów pozostaje poza skuteczną kontrolą:
10 mln × 1% = 100 tys. zł
To oznacza utratę aż 20% planowanego wyniku projektu. Przy takich wartościach problemem nie jest już samo raportowanie kosztów. Kluczowe staje się wcześniejsze wykrywanie odchyleń i możliwość reakcji.
5. Informacja jest rozproszona
W wielu firmach budowlanych dane znajdują się jednocześnie:
• w Excelach
• w ERP
• w harmonogramach
• w mailach
• w telefonach
• w wiedzy poszczególnych osób
W efekcie zarząd często widzi: ile wydano
ale nie widzi: dlaczego koszt powstał i jaki będzie jego wpływ na końcowy wynik projektu
To powoduje, że decyzje podejmowane są przy niepełnym obrazie sytuacji.
Kontrola kosztów czy zarządzanie kosztami?
Większość branż potrzebuje przede wszystkim kontroli wydatków. Budownictwo potrzebuje czegoś więcej: kontroli wpływu decyzji na końcowy wynik projektu
To zasadnicza różnica. Nie wystarczy wiedzieć, ile zarobi projekt.
Trzeba wcześniej wiedzieć, który zaczyna przestawać zarabiać.
I właśnie dlatego klasyczna kontrola kosztów coraz częściej okazuje się niewystarczająca.
KOFIOS B W trakcie. Nie po fakcie.
