W wielu firmach budowlanych plan kont pełni dziś rolę podstawowego narzędzia do analizy kosztów kontraktów. To rozwiązanie pozornie logiczne — w końcu tam znajdują się wszystkie koszty. W praktyce jednak jest to jedno z głównych źródeł błędów zarządczych.
Plan kont to narzędzie księgowe, nie narzędzie do zarządzania realizacją
Plan kont został zaprojektowany do:
- ewidencji księgowej,
- sprawozdawczości finansowej,
- rozliczeń podatkowych.
Nie został zaprojektowany do:
- kontroli kosztów względem postępu robót,
- prognozowania kosztów przyszłych,
- zarządzania budżetem kontraktu w trakcie realizacji.
To fundamentalna różnica, którą wiele organizacji ignoruje.
Kierownik budowy nie pracuje w logice planu kont
W praktyce:
- kierownicy budów nie myślą kategoriami kont księgowych,
- często nie wiedzą, które konto odpowiada danej czynności,
- koszty są przypisywane intuicyjnie lub „jak zawsze”.
Tymczasem każda budowa jest inna, a plan kont jest zawsze taki sam.
To powoduje, że:
- koszty różnych etapów robót mieszają się na tych samych kontach,
- nie da się ustalić rzeczywistego kosztu konkretnego elementu zakresu,
- niemożliwe staje się powiązanie kosztów z realnym postępem prac.
Brak kontroli kosztów względem realizacji robót
Gdy koszty są analizowane wyłącznie przez pryzmat planu kont:
- nie wiemy, ile kosztował dany etap zadania,
- nie wiemy, ile jeszcze będzie kosztował,
- nie potrafimy rzetelnie prognozować wyniku kontraktu.
W efekcie:
- kontrola kosztów odbywa się po fakcie,
- budżet nie jest narzędziem decyzyjnym,
- a zarządzanie kontraktem sprowadza się do reakcji na raporty.
To nie jest problem ludzi — to problem modelu
Warto podkreślić: to nie jest błąd kierowników budów ani działów finansowych.
To jest narzucony model, w którym:
- księgowość wymusza strukturę,
- a realizacja musi się do niej dopasować.
Efekt?
System księgowy zaczyna pełnić rolę, do której nie został stworzony.
Dlaczego zawsze „wiemy za późno”
Dopóki zarządzanie kontraktem opiera się na planie kont:
- informacja o problemach pojawia się dopiero po zaksięgowaniu kosztów,
- analiza zawsze dotyczy przeszłości,
- decyzje podejmowane są bez pełnej informacji o konsekwencjach.
Nawet najbardziej rozbudowany plan kont nie rozwiąże tego problemu.
Bo plan kont pokazuje, co już się wydarzyło.
A zarządzanie kontraktem wymaga wiedzy zanim to się wydarzy.
